Allgemeine Datenschutzhinweise der Olympus Europa SE & Co. KG (OEKG) („Olympus“)

Als weltweit führender Hersteller optischer und digitaler Präzisionstechnologie entwickelt und vermarktet Olympus innovative Medizintechnik.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und personenbezogenen Daten ist dabei für Olympus wichtig. Hiermit informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erfasst werden, wie wir diese verwenden und welche Rechte Sie haben. Diese Allgemeinen Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die generelle Verarbeitung Ihrer Daten durch Olympus.

Spezifische Hinweise zum Datenschutz auf unseren Websites finden sie im jeweiligen webbasierten Angebot. Weitere Hinweise zum Datenschutz auf dieser Website finden Sie auf https://www.olympus-europa.com/company/en/privacy-notice/.

Olympus Europa SE & Co. KG

Wendenstraße 20

20097 Hamburg, Deutschland

Tel/Fax: +4940 - 23773 - 0

E-Mail: info@olympus-europa.com

Für schriftliche Anfragen an den Datenschutzbeauftragten von Olympus gilt die obige Adresse mit dem Zusatz „c/o Data Protection EMEA“ und die E-Mail-Adresse privacy@olympus.com

In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zu den Zwecken und Rechtsgrundlagen der Verarbeitungsvorgänge und zu den jeweiligen Datenempfängern.

Wenn Sie mit Olympus per Brief, E-Mail oder telefonisch in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, ein Vertragsverhältnis zu erfüllen oder anzubahnen, oder ggf. zur Erfüllung von rechtlichen Pflichten oder in Ausübung unserer berechtigten Interessen an effizienter Kommunikation mit unseren Kunden und Vertragspartnern. Dazu verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Name
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, Adresse)
• Inhalt der Kommunikation
• Ggf. Dateien, die als Anhänge zu E-Mails verschickt werden
• Ggf. Metadaten (Datum von E-Mails sowie technische Infrastruktur zur Zustellung)

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist je nach Umständen der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.

Unter Umständen erhalten Sie von uns per E-Mail eine Einladung zu einer Besprechung, die als Videokonferenz durchgeführt wird. Hierzu nutzen wir Software, die von einem Drittanbieter zur Verfügung gestellt wird. Diesem Drittanbieter werden ggf. Ihre personenbezogenen Daten übertragen, wenn Sie an einem solchen Meeting teilnehmen. Ihre Daten werden dabei ggf. auch in Drittstaaten außerhalb des EWR übertragen. Dazu verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Name
• Kontaktdaten (E-Mail)
• Video, Audio und Chatnachrichten aus der Besprechung
• Ggf. Dateien, die als Anhänge in der Besprechung geteilt werden

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (wenn die Besprechung im Kontext einer vertraglichen Beziehung zwischen Ihnen und Olympus stattfindet) oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung liegt darin, zeitgemäße und technisch abgesicherte Videokonferenzen durchführen zu können.

Wenn Videokonferenzen im Einzelfall aufgezeichnet werden, weisen wir Sie hierauf gesondert hin und holen Ihre Einwilligung ein. Die Rechtsgrundlage der Aufzeichnung ist dann Ihre widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Soweit wir einen anderen Anbieter nutzen, finden Sie weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch den Anbieter sowie Ihrer diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

Wir übermitteln Ihre Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Angaben zum Unternehmen und gegebenenfalls Vertrags- und Forderungsdaten) im Fall eines kreditorischen Risikos zum Zwecke der Bonitätsprüfung und Inkassobearbeitung, sowie zur Prüfung auf Zustellbarkeit der angegebenen Anschrift an kooperierende Wirtschaftsauskunfteien. Die Rechtsgrundlage dieser Übermittlung sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Übermittlungen zur Wahrnehmung berechtigter Interessen dürfen nur erfolgen, soweit dies für Olympus erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern, überwiegen.

Falls wir Daten von Auskunfteien oder Inkassounternehmen erhalten, nutzen wir im Bedarfsfall zusätzlich gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f und Art. 22 DSGVO das Scoring als mathematisch-statistisch anerkanntes und bewährtes Verfahren, um die Wahrscheinlichkeit zu berechnen, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird.

Mit Ihrer Zustimmung können Sie auf unseren Websites diverse Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote informieren.

Bei Ihrer Registrierung für unseren Newsletter verwenden wir in der Regel das so genannte „Double-Opt-In“-Verfahren. Das bedeutet, dass wir Ihnen nach Ihrer Registrierung eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden, in der wie Sie bitten zu bestätigen, dass Sie den Newsletter tatsächlich erhalten möchten. Wenn Sie Ihre Registrierung nicht bestätigen, werden Ihre Daten automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir Ihr Registrierungs- und Bestätigungsdatum. Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, Ihre Registrierung nachzuweisen und, falls erforderlich, einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten klären zu können.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Sie können Ihren Widerruf erklären, indem Sie auf den in jeder Newsletter-E-Mail enthaltenden Link klicken oder eine Nachricht an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten senden.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihr Nutzerverhalten beim Versand des Newsletters bewerten. Für diese Bewertung enthalten die gesendeten E-Mails sogenannte Web-Beacons oder Tracking-Pixel, die Ein-Pixel-Bilddateien darstellen, die auf unserer Website gespeichert sind. Für die Bewertung verknüpfen wir die von uns verarbeiteten Daten und die Web Beacons mit Ihrer E-Mail-Adresse und einer individuellen ID. Links im Newsletter enthalten ebenfalls diese ID. Mit den gewonnenen Daten erstellen wir ein Benutzerprofil, um den Newsletter auf Ihre individuellen Interessen abzustimmen. Wir erfassen dabei, ob und wann Sie unsere Newsletter gelesen haben und welche Links Sie angeklickt haben, und leiten daraus Ihre persönlichen Interessen ab. Wir verknüpfen diese Daten mit ggf. auch mit Vorgängen, die Sie auf unserer Website vorgenommen haben. Ihre Daten werden dabei ggf. auch an Drittanbieter in Drittstaaten außerhalb des EWR übertragen.

Die Informationen werden gespeichert, solange Sie den Newsletter beziehen. Nach einer Abbestellung speichern wir die Daten in anonymer Form für rein statistische Zwecke.

Olympus verpflichtet sich, zur Erbringung von Leistungen nur Mitarbeiter und Kooperationspartner einzusetzen, die durch geeignete Maßnahmen über die datenschutzrechtlichen Vorschriften vertraut gemacht worden sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt sehr restriktiv, z.B. wenn dies zur Erfüllung des (vor-) vertraglichen Verhältnisses oder zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich ist oder hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie in bestimmten Fällen auf Anfrage einer staatlichen Stelle. Im Rahmen von Verarbeitungen ist es möglich, dass Ihre personenbezogenen Daten an Auftragsverarbeiter (Dienstleister, Erfüllungsgehilfen) weitergegeben werden. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und sind uns gegenüber gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Art. 28 DSGVO zum vertrauensvollen Umgang mit Ihren Daten, sowie zur Beachtung unserer eigenen Datenschutzstandards verpflichtet. Insbesondere ist es unseren Auftragsverarbeitern nicht gestattet, die Daten selbst kommerziell zu nutzen. An folgende Empfänger können Ihre Daten weitergegeben werden:

• Agenturen & Kooperationspartner
• Auskunfteien & Inkassodienstleister (bei Bonitätsprüfung, Mahnverfahren)
• Kreditinstitute
• Druckdienstleister
• Externe Rechtsvertreter, Wirtschaftsprüfer, Unternehmens- und Steuerberater
• Interne Stellen & Konzerngesellschaften
• IT- Dienstleister
• Hosting-Dienstleister
• Lieferanten
• Markt- & Meinungsforschungsunternehmen
• Newsletter- & Maildienstleister
• Post- & Logistikdienstleister
• Telekommunikationsanbieter
• Reisebüro- & Touristikdienstleister
• Reparatur- & Servicedienstleisten
• Versicherungen
• Verwaltungsbehörden & sonstige staatliche Stellen
• Andere Unternehmen der Olympus-Unternehmensgruppe

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Sofern eine Datenweitergabe von Olympus an andere Olympus Gesellschaften oder an Dritte für die Erfüllung der Datenverarbeitungszwecke erforderlich wird, achtet Olympus darauf, dass personenbezogene Daten des Betroffenen innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes verbleiben.

Sofern dies nicht möglich ist und eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland erforderlich wird, z.B. an andere Olympus Gesellschaften oder Kooperationspartner in Drittländern wie Japan oder USA, so stellt Olympus sicher, dass eine Rechtsgrundlage dafür besteht. Diese sind üblicherweise

• eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 49 Buchst. a DSGVO
• das Vorliegen eines Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Eine veröffentlichte und ständig aktualisierte Liste dieser Länder ist für Sie hier einsehbar: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries;
• Verwendung von Garantien in Form von datenschutzrechtlichen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchst. b DSGVO) der Europäischen Kommission beim Datentransfer ins Drittland. Eine veröffentlichte und ständig aktualisierte Liste der Klauseln ist für Sie hier einsehbar: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange verwendet, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, es sei denn Sie haben Olympus eine Einwilligung erteilt oder Olympus hat ein berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung. In diesen Fällen verarbeitet Olympus diese Daten bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis Sie den berechtigten Interessen Olympus‘ aufgrund Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist oder die Speicherung sonst rechtlich nicht mehr zulässig ist. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung auf Löschung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung. Es ist jedoch möglich, dass Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden, bis gesetzliche Ansprüche gegen Olympus nicht mehr geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist zwischen 3 und 30 Jahren). Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sind in den jeweiligen nationalen Gesetzen geregelt. (z.B. betragen im deutschen Handelsgesetzbuch („HGB“), sowie der Abgabenordnung („AO“) die Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre.)

Sie haben gegenüber Olympus das Recht auf

• Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Datenkategorien, Verarbeitungszwecke, ggf. Empfänger der Daten, geplante Speicherdauer), Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Art. 16 DSGVO;
• Löschung personenbezogener Daten (in bestimmten Fällen), Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung (unter bestimmten Voraussetzungen), Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit (unter bestimmten Voraussetzungen), Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Basis einer Interessenabwägung, Art. 21 DSGVO, und
• Widerruf der Einwilligung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft (jederzeit möglich), Art. 7 Abs. 3 DSGVO,

vorbehaltlich entgegenstehender anderer gesetzlicher Anforderungen, wie sie in der DSGVO vorgeschrieben sind.

Machen Sie von Ihrem Recht auf Löschung, Widerspruch oder Widerruf Gebrauch, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei einer Auskunfts- oder Berichtigungsanfrage, die nicht in Schriftform erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass Olympus dann Nachweise zu Ihrer Identität verlangt. Dies dient insbesondere dem Schutz Ihrer Daten vor einem unbefugtem Zugriff Dritter.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit – z.B. über einen der am Anfang dieser Datenschutzinformation angegebenen Kontaktwege etwa unter Nutzung der E-Mail-Adresse dataprotection@olympus-europa.com – an uns wenden.

Zudem sind Sie nach Artikel 77 DSGVO berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz einzulegen.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Einzelfallentscheidungen (Art. 22 Abs. 1 DSGVO).

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung regelmäßig, wenn sich die rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Bedingungen ändern. Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung finden Sie immer auf dieser Website.

Last Changed: 20.09.2023